案例介绍大型酒会策划方案

    经济发展伴随着酒会活动的愈加频繁。酒会在商业活动中是一种很重要的社交活动。对于一般的公司来说，大型酒会策划的完成都不是简简单单的事情。酒会，是一种经济简便与轻松活泼的招待形式。它起源于欧美，一直被沿用至今，并在人们社交活动方式中占有重要地位，常为社会团体或个人举行纪念和庆祝生日，或联络和增进感情而用。
    一、市场分析
1、主要挑战
    中国葡萄酒市场近几年来一直以超过百分之十的速度增长。酒类市场调研表明，中国是世界上拥有酒类消费者最多的国家。随着经济政策的改革，高级宾馆、酒吧、歌舞厅的发展，葡萄酒的销售量将呈日盛的势头。一直以来，长城、张裕、王朝等几大国内葡萄酒企业基本控制着全国百分之八十的市场份额。在主要的葡萄酒眼消费市场——华南地区，长城、张裕、王朝三大品牌的市场综合占有率之和超过百分之六是。目前，产量过万吨的企业有长城、张裕、王朝、华夏、丰收、通化等厂家。同时，新生力的发展也是不可忽略的。新生力量的共同特征是资金厚，它们的快速发展对原有的企业造成很大的威胁。

 2、企业的优势
    本葡萄酒采用长白山区的特产野山葡萄作为原料，传统的方法酿制，口感醇正，建国后一直是国宴用酒，享有很高的声誉。现在XXX葡萄酒作为中高档次的洋酒步入市场，在目前的市场下，迎合了相当一部分消费者的追求时尚的心理。许多葡萄酒单瓶价格在四十至三百元之间，适合社会中层收入以上的时尚群体消费。我们可以将价格提高，让消费者在心理上确定XXX葡萄酒的中高档次形象，这样从中抽取相当资金加强其他方面的促销攻势，以达到良性循环。
 
二、活动背景
    XXX葡萄酒公司是日本占领东北时，由日本人兴建的，新中国成立后规模得到了迅速扩大。改革开放之前一直承担出口任务，80年代末，随着长城、张裕、王朝的建立，市场竞争激烈，加之管理的落后销量大减，尤其2000年中央电视台曝光该地区不法商人大量勾兑假葡萄酒一案该葡萄酒陷入尴尬境地，几乎淡出消费者视线，华南地区更是难觅踪影。由于我国正在进行经济体制改革，市场经济日益完善，市民的择优消费观念在不断地更新发展，他们希望产品做到“新、奇、特”。因此，借助于这次酒会的机会向公众展示本葡萄酒的不同之处，深入自己的品牌形象，维持市场份额。
 
三、活动目的
    因为过去本公司葡萄酒被不法商人假冒，扰乱了市场的秩序，使不少市民在购买了假冒产品之后以为是本公司的产品，对与这样的事情，各大传播媒体提出不少的批评意见。这不仅破坏了企业的形象，对公司信誉产生伤害，也大大减少了公司的销售业绩。

 1、提升品牌，增强知名度和美誉度
    通过这次公司的周年庆典酒会活动，消除假冒伪劣产品对本公司的不良影响，在公众心中重新树立良好的企业形象，增强公司的知名度和美誉度。

 2、促进销售
    本公司通过一系列的爱心拍卖活动，不仅可以树立良好的公益形象，而且能够让XXX葡萄酒被市民所认识，信任，从而促进本产品的销售，并扩大销路。

 3、客户激励，巩固客源
    通过这次展示产品，让各大经销商信任本产品，对本公司的葡萄酒有一定的了解，从而调动经销商的积极性，相互配合，为销售活动奠定良好的客户基础，扩大客源。n小型座谈会和媒体沟通会的方式支持经销商，以实际行动对经销商进行激励。


 4、媒体宣传
    各大媒体对本次酒会活动的宣传，可以让公众了解真假葡萄酒的区别，使本公司抹去
前不好的形象，重新树立良好的企业形象，并增强公众的打假意识。公司加强与媒体的联系，补充主流媒体的不足，使媒体的宣传更可靠，更真实，从而更能抓住市场，激发顾客的潜在需求。
                           
 四、酒会策划活动形式
1、XXX葡萄酒的展览
（1）、现场表演节目，放音乐让宾客跳舞，活跃气氛。
（2）、现场放映本公司的葡萄酒制造过程及公司的一些概况。
 2、客户恳谈会
   （1）、品酒会举行的时间、地点，及邀请的宾客。
品酒会是在一间很大型的高级歌舞厅举行的，时间定在双休日，不与宾客们的工作时间相矛盾。邀请的宾客要均匀，各个阶层的人士都要照顾到位。
   （2）、介绍XXX葡萄酒的基本知识。
XXX葡萄酒是采用长白山区的特产野山葡萄作为原料，传统的方法酿制，口感醇正。
   （3）、XXX葡萄酒的利益点。
相对于白酒和啤酒来说，葡萄酒是具有保健作用的，它可以增进食欲，帮助消化，利尿作用等，还可以辅助某些疾病的治疗作用。白酒和啤酒就有很多的坏处，喝多了会伤肝伤脾，对人体危害极大。因此，葡萄酒是可以养生的，使人的心身健康，具有很大的卖点。
XXX葡萄酒是属于中、高档次的葡萄酒，相信会受中、高收入阶层的人士，时尚年轻人的喜爱，也会受高级酒店，酒吧的欢迎的，可以想出具有很好的利益可图。
 3、精装葡萄酒的拍卖
  （1）、把要拍卖的葡萄酒按顺序放在舞台中心的桌子上，并把年份、介绍等写好，让来宾可以清楚产品的情况。
  （2）、这次所拍卖到的所有资金全部都捐献给山区的失学儿童，这是一次显爱心的拍卖活动，相信会有许多的有爱心之人鼎立支持。
（3）、通过拍卖过程中的叫价，可以提高本公司的知名度和美誉度。
                         
 五、酒会策划活动主题
“香醇的魅力，红色的诱惑”
                           ——2007年XXX葡萄酒公司周年庆典酒会    
1、  本葡萄酒的颜色鲜艳，清澈透明，使人赏心悦目，具有很大的诱惑。
2、  当把酒倒入杯中的时候，果香扑鼻，使人促进食欲，具有很大的魅力。
3、  “诱惑”、“魅力”等词能吸引人们的眼球，停下脚步，想观看、想了解本产品。
4、  整体概念很有时尚 感，形象生动、新鲜，能让人产生美好的联想。
                       
 
  六、酒会会场布置
1、酒会户外的布置
  （1）、 在正门口的左侧设有来宾签到处、记者签到处。
  （2）、在租用的歌舞厅大门口前放置一个跨度为20米的巨型充气拱门，两边挂着PUC空飘类物料气球，充气拱门上印着“XXX葡萄酒公司周年庆典大型酒会”。从门口到室内有一张红地毯，两边摆放着鲜花花篮。
 2、会场内的布置
（1）、前方设置舞台，舞台左右用精美的屏风隔开一个后台，供表演者休息，舞台要表现出高雅、古典、喜庆、气势的效果。
（2）、会场两侧放置主餐、点心、水果的餐选桌，桌布选用朴素大方的，悬挂处可印有本公司的名称及土标。
（3）、会场中间分散布置桌椅，选择具有中国特色的圆桌十张，每张桌子掌心放置一个小型的插花。
（4）、会场的四个角落对称的放置着盆景及工艺品等。
（5）、会场的天花板上挂着宫灯，正对着每一张圆桌的上方就一个宫灯。
                    
 七、活动时间和地点
1、时间
   2007年7月3日和7月4日两天（雨天顺延），每天都分为上下两场。
上场：9：00~12：00
   做好来宾们的签到工作，并向来宾作简单地介绍这次活动的一些情况，为酒会的下半场做好铺垫。
  
下场：14：00~20：30
    酒会的下半场是这次酒会的重点，特别是品酒试吃活动和拍卖活动的现场，这些是没有准确的时间把握观念，因此要特别注意时间的安排。
 
2、地点
地点：（1）、XXX市XXX高级歌舞厅
     （2）、XXX市XXX五星级酒店的大厅          
 
 八、酒会策划活动细则
（一）、产品展示
1、产品介绍
（1）、播放本公司的有关VCR，内容包括本公司的设施，制酒的一些过程和种植葡萄的基地情况等，让来宾们了解本公司，认识本公司的历史。
（2）、酒会以“款待、庆贺”为主要基调，给来宾以规模、气势、专业、热烈、隆重的感官印象。
 
2、产品拍卖
   （1）、所拍卖的所有葡萄酒都是本公司的珍藏品，具有很高的价值，拍卖时从最低价叫起，价高者得。
    （2）、通过这次的爱心拍卖可以提高本公司的亲和了和美誉度，而且葡萄酒的叫价越高越能显示本公司的葡萄酒的价值。
 
3、展示厅的布置
   （1）、背景部分由LOGO作为视觉主体，使背景看起来简单明确：舞台中心放置一张典雅的具有欧洲风格的桌子，桌子上按顺序摆放着各类本公司的特色葡萄酒，供来宾们欣赏、了解。
   （2）、舞台的灯光要柔和，辅以现代的电子设备，让总体舞台效果看起来很有亲和力。
   （3）、舞台的正中央要挂着标有这次活动主题的横幅，即“香醇的魅力，红色的诱惑”。横幅下端的桌子上亦摆放着本公司的特色葡萄酒及其对应的酒杯。
 
（二）、详细活动执行方案
上场的流程安排：
9：00~9：30           工作人员分配到位布置现场；
9：30~10：00          各位来宾凭入场票签到入席；
10：00~10：15         伴随着开场舞曲酒会开始，开场舞曲接近尾声时，主持人上场说开场白和对重要来宾的介绍；
10：15~10：45          主持人邀请公司主要负责人发言、致辞，并宣布酒会开始。
10：45~11：00          主持人简单向来宾介绍本次活动的情况和性质。
11：00~11：30          邀请各个专业团体上台进行歌舞表演。
 11：30~12：00          互动游戏，游戏结束后，主持人上场宣布上午的酒会结束，并介绍下场活动的流程安排。
 
下场活动的流程安排：
  14：00~14：30         工作人员到现场准备、布置。
  14：30~15：00         礼仪小姐在场外迎接来宾，并送其小礼品。
  15：00~16：00         播放本公司的宣传片、纪念片等。
  16：00~16：30         请来品酒专家教各位来宾如何品葡萄酒，并教一些与葡萄酒有关的小知识。
  16：30~17：00         展示本公司的各类葡萄酒及其介绍。
  17：00~18：00         免费品酒试吃活动开始，酒会上准备丰富的自助餐美食，还有许多特色小吃等。
  18：00~18：30         品酒试吃结束后，播放轻音乐，让来宾们对本葡萄酒进行评价、提建议，并进行不记名的形式投意见稿。
  18：30~19：00        抽奖活动，各位来宾凭入场票号参加抽奖活动，得奖者可获的丰富的礼品。
  19：00~20：00         本公司的精装葡萄酒大拍卖，价高者得。拍卖到的所有资金全都捐献给山区的失学儿童，把酒会推向高潮。
  20：00~20：15         邀请著名歌星压轴，演唱著名歌曲。
  20：15~20：30         邀请本公司的董事长作酒会的总结，主持人宣布酒会圆满
 
（三）、广告宣传
1、广告的目的
（1）、树立良好的企业形象；
（2）、提高知名度和美誉度；
（3）、扩展销路，巩固客源。
 
2、广告的类型
（1）电视广告。
  在本市的电视台、有线电视台等负责在酒会开幕当天进行新闻报道；酒会的前五天每天在黄金时段插播本次活动的广告，介绍产品。
（2）、报纸广告
  活动当天前一周分别在《XXX日报》上登载这次活动的主题形式；品酒会结束后，及时联系《XXX时报》对这次活动进行报道。
（3）、网页制作
在活动前把这次酒会的时间、地点、形式等以网页的形式制作出来。背景是在一个高雅的大屋里的一张桌子上放着本公司的葡萄酒，葡萄酒旁各放着两个郁金香型高脚杯，杯子里盛有少少的葡萄酒，让人产生一种想品尝的冲动。在高脚杯的旁边有一朵娇滴欲开的玫瑰花，使人在视觉上产生美的效果。
在主页的最上边用艺术字写上这次活动的主题“香醇的魅力，红色的诱惑”。在网页的二、三页上附有本公司的一些基本情况，并上传本公司的一些照片，如：公司的设施、设备，葡萄种植基地和本公司的各类葡萄酒的照片等，让公众一目了然。
 
3、现场宣传
  舞台背景设计规格3m*8m，背景板上用高度清晰的喷画描上本葡萄酒及其名称介绍、活动的内容。在正中央标上“香醇的魅力，红色的诱惑”，在右下角标明主办方的名称和时间。在葡萄酒图标旁画有一朵娇滴欲开的玫瑰花；还有大型的充气拱门，拱门上标有这次活动的标题“2007年XXX葡萄酒公司周年庆典大型酒会”。                 
 
九、活动工作分工安排
1、  筹划组若干人员：负责酒会全部工作的安排，由本公司的员工组成；
2、  酒会主人：XXX葡萄酒公司各分公司的负责人，负责联络来宾及酒会时接待客人，与客人进行交流并引荐客人们互相认识；
3、  工程组若干人员：负责会场布置，舞台、灯光、音响等的设备；
4、  服务员若干人员：负责酒会的服务工作；
5、  名模3人：2女1男，担任嘉宾主持，并作为酒会的主人与客人进行交流；
6、  礼仪组10人：负责酒会的迎送来宾，为有需要的来宾服务；
7、  摄影师2人：拍摄重要嘉宾的精彩片段，为有需要的客人录制活动的过程；
8、  保安数名：由公司的保安部组成，确定酒会的安全问题；
9、  宣传部：做好酒会前后的宣传工作。                    
 
  十、活动执行进度表
1、准备期
（1）、确定举办酒会的场地、时间；
（2）、确定所有的表演嘉宾和来宾名单及节目表演单；
（3）、确定所有的准备工作是否到位；
（4）、确定酒会会场的布置方案，制定具体的实施方案；
（5）、召开酒会准备期的会议，确定好工作人员的人工工作；
（6）、对所有工作人员进行培训；
（7）、发出邀请函；
（8）、做好广告文案；
（9）、费用的审批；
（10）、进行彩排，在机会的前一天要布置好现场。
 
2、执行期
（1）、召开动员大会；
（2）、分工合作，做好监督工作；
（3）、前线的后勤工作要到位；
（4）、指导人员在现场进行指导工作；
（5）、各表演嘉宾准备就绪；
（6）、工作人员做好签到工作；
（7）、后台工作人员做好灯光、音响设备的准备；
（8）、保安人员要确保酒会的安全。
 
3、结束期
（1）、活动结束后的卫生处理；
（2）、做好广告的制作；
（3）、做好活动的总结和评估。                        
 
十一、经费预算
1、歌舞厅、酒店大厅的租用费8，000元/天，共两天                   16，000元
2、宣传用品的费用（气球、鲜花、彩带横幅等）                       30，000元
3、礼仪小姐十人的费用 1，000元/人，共两天                         20，000元
4、摄影师两人的费用 2，500元/人                                    5，000元
5、名模三人的费用 5，000元/人 ，共两天                            30，000元
6、音响、灯光等设备的费用                                         20，000元
7、会场的装饰费用                                                 10，000元  
8、请柬和邀请函的制作费用1元/张，有5000张                        5，000元
9、网页的制作费用                                                  8，000元
10、参会人员的名单表                                                  500元
11、胶卷40个 ，22元/个                                               880元
12、广告费用（电视广告、报纸广告等）                             150，000元
13、歌舞团表演队费用                                              26，000元
14、著名歌星，唱两场                                              20，000 元    
15、不可预测的费用                                                10，000元
合计：351，380元          
                          
十二、效果展望
通过这次酒会上的试饮活动，相信能够消除假冒伪劣产品对公众的影响，使公司的产品迅速被公众所接受，了解，在大家的心中重新树立“名特优产品”的形象，增强公司的信任度和美誉度 。
从广告的角度看，虽然这次试吃活动耗去大约几十万的费用，但比单纯在电视上播放15秒的广告要好得多了，更有促销的效应。公司通过拍卖爱心活动，不仅可以树立公益的良好企业形象，而且能够让XXX葡萄酒迅速被市民认识，为销售活动奠定良好的客户基础            
   十三、注意事项
1、时间安排要合理。所安排活动的时间一定要先了解来宾的活动作息时间。
2、活动地点要合理，根据具体情况进行有目的的选择。
3、海报的张贴一定要选择在人们活动频繁的地区，并且一定要标明活动的时间、地点等具体情况。
4、工作人员要注意自己的形象，着装要整齐大方，不要穿一些奇装异服，工作人员要时刻牢记你代表的不仅仅是你个人的形象还代表着公司对外的形象。
5、各个部门要互相配合，做好准备工作，确保酒会按计划顺利进行。
6、活动过程中必须注意财物及人身安全、饮食卫生，准备必要的药品。