浅析OA系统的作用，OA系统的转折点——免费OA办公系统

　　浅析OA系统的作用

　　一、领导办公与决策

　　依托OA系统顺畅流转的信息传递，企业领导层得以在第一时间批阅各式文件，调阅最新动态数据(业务报表)，监督计划执行、项目进展，并据此下达决策和指令。

　　企业需要创造经济效益，无谓的会议容易浪费领导大量的精力，而解决这个问题的途径是建设OA系统，通过该系统的建设将办公信息、公众信息、业务信息流通到相应的环节，通过OA系统，领导可以一改以往的工作的模式，改“救火式”工作模式为“排除隐患”式工作模式。可以说OA系统是连接其他业务系统的龙头，是提高工作效率、促使企业良性循环的催化剂。

　　二、企业工作流程的管理

　　企业的工作能力和工作效率与业务进展紧密相关。管理良好的企业需要有其定义完善的关键业务流程来促使业务条理清晰地进行。

　　利用OA系统中内置的工作流引擎，可根据企业内部管理要求，定义、优化、再造出各种复杂程度不一的流程模块，除公文外，例如向采购、资金申请、网上报销等等供流转使用，降低企业员工花费在找人签批、审核等上面的时间，可以把更多的精力投入到本职工作，领导可以实时察看流转状态进行监督，很方便的发现工作停滞的环节。

　　三、目标管理和项目管理

　　通过OA系统中计划管理功能模块，个人、部门逐日、逐周、逐月向上级管理人员、管理部门逐层汇报工作计划完成情况，并被检查和考评，工作计划的归档管理便于月末、季度末、年末进行查询和总结。

　　大型企业常常面临部门之间的合作及企业中分布式项目团队的交流协作问题。项目团队经常要交换各自的想法并且布置下一阶段的任务。分布式的团队中的项目管理常会碰到跨部门和跨地区等种种障碍。

　　OA系统提供项目协作功能，可随时了解项目进展和各协作部门的进度及状况。

　　四、企业电子协作环境

　　沟通企业领导与员工日常工作的重要环节，但作为大型企业，部门众多、人员众多，分支机构异地办，甚至跨国，日常沟通的难度和成本都是很大的，有时还存在信息的误传。

　　通过网络化的办公方式加强了人与人之间、部门与部门之间，员工与领导之间、分公司与总部之间的沟通，提高了工作效率，保证了及时决策。电子邮件、BBS、在线交谈、网络会议等是OA系统中常用的电子沟通手段。

　　五、促进相关部门信息化

　　OA系统在信息发布、文档管理、工作流管理这三个方面有独特的优势，利用这些特性可以针对性的开发一些部门的应用软件，提高这些部门的信息化程度。

　　六、推进企业文化建设

　　通过OA系统，每一个员工可以对公司有全面的了解。公司最近发生的大事、决策层的战略思想、员工的意见、公司的规章制度、刊物等等都可以直接通报到每一个员工。使员工做到了身在岗位、胸怀全局，大大增强公司的凝聚力。

　　另外OA系统为员工积极参与公司的管理开辟了通道，OA系统中的功能模块员工建议箱建立了员工与公司沟通的一个有效渠道，意见箱为使各员工畅所欲言特别针对敏感性问题设计了匿名功能，管理层通过员工的意见和改进建议，了解员工想法及时解决提出的问题，营造良好的氛围。调动员工关心企业、热爱公司、积极参与公司管理的积极性。

　　七、加速知识型企业的转型

　　文件管理把分散在员工手中，或散落在各处的对企业员工工作有帮助的信息资料、方法和理论知识等分类沉淀在系统中。供企业所有员工共享使用，也可设定使用权限。

　　培训系统，把培训员工的材料知识、规范制度以及所有有价值的文稿资料都纳入系统中，供员工以各种形式进行学习和培训。这种培训完全可以不受时间、空间的限制。

　　OA系统的转折点——免费OA办公系统

　　OA移动化、OA社交化、OA平台化、OA服务化等等一系列概念涌现，引导着整个市场的发展动向。但是纵观这些发展趋势，我们不难发现不少厂商所应对的办法就是从价格入手，而OA市场的低价恶性竞争始终是笼罩着市场的阴霾，它影响了OA市场的面貌，但又不忍揭开这个伤疤。价格似乎成为了OA系统的硬伤，但是硬伤不除，仅仅依靠技术，OA市场很难取得良性发展。因此，OA产品低价化、甚至免费化或将成为未来OA定价模式。

　　免费OA系统与付费OA系统相比，免费OA办公系统也有着其独有的三大优势：

　　一、普及中小企业：众所周知，在OA市场上，中小企业就是OA厂商的潜在客户，有很多刚崛起的中小企业，在管理方面对OA系统的需求性是比较强烈，但由于资金的不足使许多中小企业在信息化方面的建设力有不从，很难推动OA系统。因此OA系统就逐步由收费慢慢变成大部分都是免费OA办公系统。抓住了中小企业对免费OA系统的渴望心理，免费OA系统很快就得到企业的青睐，从而也成为了OA厂商占领OA市场的快捷方式。

　　二、对抗盗版系统：盗版系统无论从产品功能方面，还是从产品安全方面都不可与正版系统相抗衡，但是为什么人们还是愿意选择用盗版的，其最大的原因就是盗版系统拥有着价格诱惑的魅力。若想将盗版系统斩草除根，价格战术则是必不可少的有力一击。这个原因促使了免费OA的诞生来对抗盗版系统，不仅是OA厂商的愿景，更是国家的希冀，所以OA系统的转折点就是免费OA系统。

　　三、净化市场秩序：如之前所言，OA市场低价恶性竞争的浑水已流淌多年，如何有效避免这种“相煎”局面?统一制定行业的定价规则?这个显然是比较困难的，就算是制定了，如果没有人监督，慢慢地OA厂商为了自身的利益，也会想尽办法从中获利，那么市场必将重蹈覆辙，最终获个徒劳无功的下场。所以，彻底改变OA市场上的恶性竞争的有效途径，那就是将OA系统的价格降低，甚至是免费。

　　但是，很多的老品牌OA厂商为了迎合OA市场的变化而推出免费OA系统，或者是绿色版OA系统，但最终还是不了了之。这些情况让OA厂商不免会怀疑免费OA这条道路真的是行得通吗?但是据了解，造成这个状况的原因主要是之前的免费OA要么推广力度不大，或者是某些OA厂商在OA系统上顾此失彼，以牺牲产品质量为代价。这样慢慢就被OA市场淘汰。所以OA厂商在调整价格时，要价格和质量同时考虑周全，在免费的基础上，有保证质量，这样才会有得到更多的用户青睐。