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展会策划服务

什么是展会策划？

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从某种意义上讲，展会策划是帮助参展商进行参展筹备的参考方案，也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性参考，展会策划所包含的内容涉及到举办展会的各个环节。

一般来说，展会策划服务主要包括以下几方面的内容的考虑：展览场地的基本情况。包括展馆及展区平面图、至展馆的具体交通图、展览场地的基本情况技术数据等。绘制展馆及展区的平面图时，要注意标明展馆的各种服务设施所在的位置、展区和展位划分的具体详细情况、展馆内部通道和出人口等等；在绘制至展馆的交通图时，还要注意标明展馆在该城市的具体地址、到展馆可以利用的各种主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城市的具体位置等；对于该展览场地的基本技术数据，要清楚准确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆的水电供应状况等。对展览场地基本情况的介绍．对于帮助参展商准确地找到展馆和自己的展位，进而进行展位搭装和布展有着很好的指引作用。展会基本信息。包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。对于办展时间，要具体列明展会的布展时间、开幕时间、对专业观众和普通大众开放的时间、撤展时间、布展撤展加班时间等，对以上时间尽量精确到小时；对于办展机构，要具体列明展会的主办单位、承办单位、支持单位和协办单位等；另外，还要具体列明各办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的详细联系地址、联系电话、传真和联系人，如果有网址和E—MAlL也最好能公布，以便参展商在需要的时候方便联系各有关单位。展会规则。就是展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度，包括：展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险的规定、层位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。

展会规则是所有展会与会人员必须遵守的一些制度原则，对展会现场的管理和维护展会现场秩序十分重要。展位搭装指南。是对展会展位搭装的一些基本的要求和说明，主要包括标准展位的详细说明和空地展位搭装说明等。由于所有的标准展位的基本结构和配置基本都是一样的，所以“标准展位说明”主要是对展位的标准配置作出详细说明，列明参展商使用标准展位的注意事项，提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出的一些规定和要求，如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助。展品运输指南。是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南和国内运输指南等。不管是海外还是国内运输指南，都要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说明。展品运输指南对帮助参展商及时安排展品等物品的运输有较大的作用。

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