展会策划常见问题

        无论是什麽行业的企业或单位举办展会，不论筹划此展会的展会策划师经验是否丰富，如果单纯站在举办方的立场与角度上看待问题，展会策划都会面临各种问题：

       1：需要做些什麽?展会有各种类型，不同的展会需要不同的环境，召开展会是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

       2：谁来筹划展会?从秘书一直到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与展会的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使展会顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

       展会筹划者的职责：作为展会筹划者，要负责去做各种各样的细节工作。下列的各项工作能反映展会筹划者这一角色的多面性。　1 善于与人共事。2 善于注意小节。3 善于解决问题。4 善于与人协商。5 能够管理展会财务事宜。6 熟悉酒店运作。　7 能够安排合适合理的菜单。8 能够熟练操作运用计算机。9 能够熟练地与视听服务公司进行交流打交道。10 能妥善接待贵宾和外国客人。11 熟知各种礼仪。12 行事果断、执着。

       展会筹划者的任务：

       1 制定计划，确定必须要做的事项以满足展会的需要并达到展会确定的目标。

       2 制定展会议程。

       3 了解可以供使用的场所和设施的基本情况。

       4 选择或提议较为合适的场所。

       5 检查比较各项设施内容。　

       6 安排交通事宜。　

       7 协调会务参与工作人员的活动。

       8 招收、培训会务人员以及广告人员。

       9 制定可行预算或按既定预算安排相关工作。

       10 确定各项工作的具体时间安排。

       11 视察所选定的场所和设施。

       12 与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)。

       13 确定印刷公司。

       14 安排食品、饮料有关事宜。

       15 讨价还价。

       16 同展会发言人和各位贵宾进行联系。

       3：主要展会类型：

       1 销售展会：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售展会，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。

       2 年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。

       3 产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。

       4 研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的展会。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。

       5 专业展会：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的展会。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组展会。

       6 奖励展会：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。

       7 培训展会：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的展会。

       这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。在你筹划一个展会时，你最好向展会主办人或展会主席描述一下展会的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，才可以做下一步筹划。

       还有比较细碎的问题： 预计召开展会的日期展会预计召开几天; 打算在什麽地方召开展会; 展会形式或程序是什麽；需要多大的场地;以前开过这样的展会吗?结果如何;将有多少人到会;展会预算是多少;与会者对费用开支很在意吗? 打算选用什麽级别的酒店和设施;打算选用最高级的房间标准是什麽; 谁来制作展会邀请函;展会需要向与会者打印相关资料吗?展会的发言人有哪些?展会需要什麽样的视听设备; 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次; 与会者可以携带家属吗? 打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?有谁来承担这些活动的费用。